19 тактики за по-ефективен мениджмънт на времето
януари 23, 2024 2024-01-23 16:5619 тактики за по-ефективен мениджмънт на времето
19 тактики за по-ефективен мениджмънт на времето
Повечето от нас се стремят да станат по-ефективни в професионалния живот. Но как да го постигнем? Един основен начин е да станем по-ефективни в използване на времето си. Времевия мениджмънт е голяма тема сред предприемачите и в тази статия ще дадем 19 стратегии как да го оптимизираме.
1. Не прекалявайте със списъка от задачи
Списъците със задачи са не само полезни, а основни за успеха ни, защото мозъка не може да се съсредоточи повече от 3-4 неща едновременно.
Но създаването на твърде много списъци може да ни стресира. Списъците не взимат в предвид колко време отнема да се извърши една задача, и не помагат за разграничаването на важните и спешните задачи.
Една стратегия, която може да използвате е тази на Уорън Бъфет- запишете 25 задачи и оградете 5те най-важни, след което забравете за останалите 20. Идеята е да не претоварвате ума си ненужно, и да поддържате вашия списък кратък и ясен.
2. Спрете да жунглирате твърде много задачи.
Всички сме били виновни в мултитаскинг в един момент или друг. Понякога е добре, например когато мием чинии докато слушаме подкаст. Но когато става дума за работа, фокусирането върху няколко задачи може да ни попречи.
Защо? Защото човешкия мозък не може да прави повече от едно нещо изискващо внимание.
Правейки няколко неща, ние разделяме вниманието си между тях. Резултата е че качеството на работата пада. Също така се губи време. Причината за това е че губим повече време да сменяме между задачите от колкото, ако правихме само една.
Вместо да се опитваме да правим твърде много, трябва да фокусираме цялото си внимание и енергия върху сегашната си задача и после да продължим към следващата дейност.
Намалете обсега на отговорности
4. Развивайте дълбока работа
В книгата си „Дълбока работа: Правила за фокусиран успех в разсеян свят“ Кал Нюпорт определя дълбоката работа като умствено предизвикателни задачи. Заради тяхната сложност и значение, те се нуждаят от 100% от вашето внимание.
Отделете част от деня си за дълбока работа, по едно и също време всеки ден. Нюпорт също така съветва да откриете работните си навици и да премахнете най-честите разсейващи фактори.
Също така препоръчва да свикнете с това да не правите нищо. Това може да звучи непродуктивно, но може да го използвате във ваша полза. Например, когато чакате на опашка не гледайте телефона си, а оставете на ума ви да броди за няколко минути.
5. Определете краен срок за всичките си цели
Законът на Паркинсон гласи, че „работата се протяга докато не запълни времето, дадено за нейното изпълване.“ Това значи, че ако няма краен срок за определена задача, тя може да се проточи безкрайно. Когато има времево ограничение сме по мотивирани да победим часовника. Времевите ограничения също така помагат на мозъка да влезе в състояние на поток.
6. Организирайте и разчистете
Може да не изглежда като голяма работа на пръв поглед, но когато работното ни място е разхвърляно и неорганизирано, то ни разсейва. Освен това се губи време в търсене на предметите, поставени на неправилното място.
Отделете части време, в които да поразчистите работната си среда. Определете на всеки важен инструмент „дом“, където винаги го слагате след като спрете да го ползвате.
7. Разделете проектите си на части
По-вероятно е да отлагаме работата ако се чувстваме претоварени. Не се критикувайте твърде много, защото се случва и на най-добрите от нас. За да преодолеем този феномен, когато сме изправени пред огромен проект е добре да го разделим на по-малки части, и на лесно изпълними задачи. Това създава чувството, че целта е постижима.
8. Дръжте списък с разсейвания
Подсъзнателно, всички знаем че разсейванията и времевия мениджмънт не вървят ръка за ръка. Но не винаги осъзнаваме кои неща ни отвличат вниманието. Затова е добре да държим списък със всички често срещани разсейващи фактори, за да можем да идентифицираме и предотвратим тези прекъсвания.
Може да използвате парче хартия или онлайн документ. Дръжте го близо, за да може да направите записка всеки път, когато нещо ви разсея.
9. Наблягайте на резултати а не на часове
Изследвания показаха, че поставянето на приоритет върху часовете и физическото присъствие над ефективността на действие, създава култура на непродуктивност и тревожност. Освен това, седенето зад бюро до определен час от деня ограничава креативното мислене на хората, защото игнорира основни закони от човешката природа.
1. Когато мозъка е уморен, той не работи добре.
2. Добрите идеи идват по свое време
3. Когато човек се чувства принуден да работи над капацитет, той започва да мрази дейността
Вместо да мислим за времето, трябва да се фокусираме върху качеството на свършената работа. Един начин е да правим списък със всички свършени дейности за деня. Това също така може да ни мотивира да сме продуктивни, а не само заети.
10. Сложете край на лудостта с работните срещи
Срещите в офиса могат да бъдат огромна загуба на време, особено ако са ненужни. Дори да са нужни, те пак могат да ни отскубнат от важна работа. Поради този факт, някои предприемачи избират да заместят изцяло срещите със алтернативи като имейл, или инструменти за мениджмънт на проекти.
11. Изпробвайте едноминутното правило
Експерта на тема щастие Гретчен Рубин има собствено правило за улесняване на живота. Простата концепция известна като едноминутното правило е, че ако има нещо, което ви отнема по-малко от минута, направете го.
„Защото задачите са толкова бързи, не е трудно да се накарам да следвам това правило, но носи големи резултати.“ Твърди тя. “Поддържането на всички тези малки, досадни под контрол ми дава спокойствие и премахва чувството за пренатоварване.“
12. Винаги довършете започнатото
Оставяне на недовършена работа е стресиращо и може да ни разсея. Главно защото ни виси на съзнанието докато не го довършим. Още по-лошо е, когато трябва да го сложим наново в графика си. Най-практично е да свършим нещо на един спринт, за да може да продължим към нова задача след това.
13. Работете в ултрадианския си ритъм
Така наречените ултрадиански ритми са двучасови биологични интервали, които протичат в телата ни през деня. Най-продуктивни сме през първите 90 минути. След като стигнем върха, нашата умствена енергия спада рязко за около 30 минути.
Когато познаваме ритъма на тялото ни, можем да организираме графика си по-ефективно. Вместо да работим в затишието, можем да работим когато сме най-ефективни. Когато енергията ни спадне можем да се фокусираме върхо по-маловажни задачи или да си вземем почивка.
14. Слушайте бял шум
Белият шум се дефинира като константен и повтарящ се звук, който не ни пречи и не ни стряска. Научни изследвания откриха, че при ограничена сила на звука, амбиентния шум е идеален за подобряване на креативната дейност. Ако не искате да пречите на околните е добра идея да вземете звукоизолиращи слушалки.
Белият шум може да ни поддържа концентрацията защото е постоянен. В резултат на това, той подобрява фокуса и ефективността ни.
15. Отделете време за подобрение
Научаването на нова информация, подобряване на уменията ни, и личностното развитие като цяло е основно в живота. Все пак, ако целим да се подобрим, сме по адаптивни към промени и намираме повече успех във всички начинания.
Ако мислите, че нямате време за това, помислете пак. Всички имаме дупки в графика, в които можем да се учим и развиваме. Един пример е на път към работа да слушаме подкаст, аудио книга или статия.
16. Стойте прави докато работите
Това значи ли, че трябва да стоим прави цял ден на работа? Разбира се, че не. Ключа е да сменяме между седнало и право състояние през деня. Това помага за физическото и психическото ни здраве. Също така подобрява настроението и нивата на енергия, което ще подобри нашата ефективност.
Ако водите работна среща, пробвайте да я направите изправени. Открито е, че срещите извършени в изправено състояние могат да са с 25% по-кратки.
17. Затишете гласа на перфекционизма
Перфекционизма е един от най-големите пречки на това да използваме времето си ефективно. Освен че е нереалистичен, той ни пречи в това да се подобряваме и да вършим работа.
Един начин да се справим с перфекционизма е да си поставим реалистични цели и да приемаме обратна връзка от другите. Също така да спрем да се тревожим и сравняваме с други хора.
18. Влюбете се в рутината
„Човекът е създание на навика“, в думите на Стенли Хол. Когато създаваме рутина, ние можем да извършваме задачи по-бързо защото не е нужно да мислим твърде много върху тях, защото вече сме се подготвили и действаме на автопилот.
Ако още не сте, създайте сутрешен ритуал и идеален за вас работен график. След като създадете тази рутина си я запишете в календара, или на друго очевидно място.
19. Грижете се за благополучието си
Когато сте изморени, стресирани или не се чувствате добре, няма как да сте ефективни в работата си. Просто няма заобикаляне. Заради това трябва първия ви приоритет да е здравето ви. Убедете се че получавате достатъчно сън, яжте здравословно и отделяйте време за спорт. Също така практикувайте медитация и хобита, които ви правят по-щастливи.
ИЗТОЧНИЦИ