Познато ли ви чувството, че в определен ден имате твърде много задачи за изпълняване, и твърде малко време за да ги изпълните. Със сигурност не сте сами. Днес сме по заети и стресирани от всякога, но въпреки това, много хора не се чувстват истински продуктивни. Чувството че „не правим достатъчно“ постоянно тежи на съзнанието ни през деня.

Как да решим този проблем? Един начин е чрез създаване на ограничения.

Често поемаме повече отговорности, задачи и проекти, защото изпитваме нуждата да постигаме повече и да бъдем по-продуктивни.

По ирония на съдбата, в търсенето ни да постигнем повече, често постигаме по-малко.

Реално причината за този резултат е, че нашата концентрация, време и енергия се разпределят твърде тънко между мнозина различни задачи, цели и проекти. Накрая нито една от тях не получава вниманието, нужно за постигане на максимални резултати.

Силата на самоопределените ограничения

Един начин да предотвратим това, и да постигнем по-добри резултати, е да поставим определени ограничения върху себе си.

Създаването на ограничения спрямо ежедневната ни работа може да подобри фокуса върху по-важните ни цели и задачи. Правейки по-малко можете да им обърнете повече внимание. Това вероятно е една от най-големите промени, които можете да направите за нивото си на продуктивност.

Може да приложите ограничения върху една от тези 3 категории:

-Броя на поставените цели

-Броя на задачи

-Времето прекарано върху задачи и проекти

В следствие на това може да получите изключително повишена продуктивност, засилена концентрация и успех.

Ограничаване на броя на целите

Гоненето на една единствена цел ще ви помогне да фокусирате всичките си идеи, време и енергия към нея. Това вдига шансовете за успех, особено в сфери където конкуренцията е на високо ниво.

Повечето хора с ентусиазъм си поставят между 3 и 10 лични цели. Но реалистично погледнато, колко от тях всъщност постигаме? От личен опит мога да кажа, че числото е не повече от 30%, като това често са най-лесните от тях.

Въпреки че е привлекателно и приятно да работим по тези странични цели, реално те само ни разсейват от най-важната ни цел.

В думите на известната руска поговорка „Ако гониш два заека, няма да хванеш нито един“

Има психологическа причина да е толкова привлекателно поставянето на много цели. Когато си поставим 5 или 10 цели, вече се чувстваме успешни, защото си представяме как ги изпълняваме в бъдещето. Това просто ни кара да се чувстваме добре, и затова го правим.

Истината е, че когато си поставим твърде много цели, бързо ще се стигне до претоварване на ума, както и липса на време, енергия и внимание. Първоначално може да върви добре защото сърфирате на вълна от мотивация и ентусиазъм, но тя не трае дълго.

Безотказно такъв режим се разпада, и тогава започва да страда продуктивността ви. След като изостанете от работата, започва да се натрупва стрес и вина. Тази често срещана верижна реакция води до разпад на мотивацията и период на неефективна работа.

Вместо това се фокусирайте на една главна цел, която можете да постигнете в рамките на тази година. Когато цялото ви внимание и енергия е отделено на тази цел, шанса да бъде успешно изпълнена е многократно по-висок, от колкото този да изпълните 4-5 други цели.

Можете и да раздробите основната си цел на по-малки части, за да прогресирате по-плавно и забележимо към нея. Този метод е особено полезен за ефективно изпълняване на по-мащабни цели и проекти.

Това което ни спира да изпълним целта не са препятствията, а липсата на ясен път към по-малка цел.

Ограничаване на броя на задачите

Повечето работници в интелектуалните сфери днес имат огромни списъци със задачи за всеки ден. Това води до много стрес, пренатоварване и загуба на концентрация. Не всяка задача е създадена равна.

Зачеркването на 7 задачи от списъка не значи автоматично, че сме били по-продуктивни, от колкото ако сме завършили една. По-важно е качеството от колкото количеството, когато става дума за задачи.

Във всеки бизнес или проект, има само една шепа задачи, които имат голямо значение за успеха на предприятието. Всички други са просто за допълнение към главните, и не трябва да отвличат вниманието от тях.

„Лъчите на слънцето не горят докато не бъдат фокусирани“ – Александър Греъм Бел

Този феномен, в който само няколко задачи се проявяват като основно важни, се нарича Правилото 80/20. На кратко, това правило твърди, че 20% от действията отговарят за 80% от резултатите. Тоест, само няколко от задачите ни имат значение.

Истинската продуктивност не идва от запълването на всеки момент с работа, или от ефикасното изпълняване на много задачи. Тя идва от точното идентифициране на важните ресурси и действия, нужни за постигането на целта. Това ни пази от потенциалната загуба на време.

Затова, препоръчително е да идентифицирате от 1-5 задачи, които ще са от основно значение за постигането на вашата една цел. Така създавате най-голяма полза за най-малко изхабено време и ресурси.

След като идентифицирате тези основни задачи, фокусирайте над 80% от времето и енергията си върху тях.

За да ви е по-лесно да откриете тези дейности, запитайте се няколко ключови въпроса като:

Ако можех да направя само 3 неща днес, какви да са?

Кои задачи имат последствия надминаващи тази седмица или месец?

Тази задача има ли по-голяма възвръщаемост от другите?

Ограничаване на времето и крайните срокове

Освен работата върху маловажни задачи, една от най-големите причини хората да губят продуктивност, е че не ограничават времето, което прекарват върху проекти и задачи.

Повечето хора си дават твърде много време за да свършат задачите и проектите си, и затова отлагат повече от колкото е нужно. Всички имаме импулса да отлагаме работата, особено когато няма краен срок.

При други хора, липсата на краен срок може да събуди техния перфекционизъм. Тогава много време може да бъде изгубено в опипване и разглеждане на ненужни детайли. Въпреки че целта на тези действия на пръв поглед е да се подобри качеството, реално това ни подлъгва към губене на време.

За да се предотврати този тип загуба на време, е добре да си даваме изкуствени срокове за всяка задача и проект. Например, целя да напиша тази статия за 2 часа. Когато не сложа този срок, губя твърде много време в маловажни детайли, пренаписвам изречения и се разсейвам с клипове. Всъщност, често под напрежение хората действат по-ефективно и създават най-качествените си проекти.

Този феномен е известен като Закона на Паркинсон, и е един от най-силните закони на продуктивността.

На кратко, Законът на Паркинсон твърди, че „работата се разширява докато не запълни времето отделено за нейното завършване“, което значи че ако си дадем един ден да завършим двучасова задача, ума ни ще намери начин да я усложни. В крайна сметка наистина ще ни отнеме цял ден.

Допълнителното положено време може да не доведе дори до никакво подобрение в качеството. Често, то е пълно с повече стрес, напрежение и разсейване.

Като отделим точно нужното количество време за завършване на задачата, пестим време и същевременно намаляваме сложността и. С други думи е полезно да си даваме по-кратки срокове от обикновено. Например, пробвайте да си дадете срок да свършите една задача за 50-70% от времето, което обикновено ви отнема тя.

Почти винаги ума ни намира начин да премахне излишните действия и да завърши работата навреме. Под правилния тип напрежение сме способни на невероятни неща. Човешкия мозък се превръща в машина за решаване на проблеми.

Сега го направете

Използването на ограничения за повишаване на продуктивността върви против интуицията ни, но често може да ни бъде от голяма полза. Когато изрежем ненужното и се фокусираме върху основно важните неща, самата работа става много по-лесна и по-ефективна.

Не е нужно да с е стресираме и да се натоварваме със стотици излишни задачи и проекти. Ограничаването и опростяването на работата е основен начин за повишаване на продуктивността в бизнеса и в постигането на лични цели. Работете по-умно а не по-тежко.